Checklist подготовки к Открытию - сгруппирован по функциональным обязаностям. Обязанности могут совмещаться. Администратор (1 человек) ------------------------------------ - Назначение ответственных за различные направления - за 2 месяца - Контроль подготовки мероприятия (контроль сроков и качества выполнения работ) - в течение всего срока подготовки - При необходимости смещение ответственных и назначение новых ответственных лиц - в течение всего срока подготовки - Контроль выполнения своих обязательств сотрудничающими организациями Счетовод (1 человек) ---------------------------- - Получение информации о будущих расходах от других сотрудников и составление общей сметы - за 2 месяца - Выдача денег под определённые пункты сметы ответственным лицам - в течение всего срока подготовки - Получение средств от ответственных лиц (стартовые взносы. выручка от продажи наклеек и т.п.) - после проведения мероприятия - Подведение общих финансовых итогов мероприятия и представление этих итогов оргкомитету - после проведения мероприятия Offline PR-manager (1 человек): -------------------------------- - Составить список самарских СМИ, кому это интересно (навскидку - "самарское обозрение", "Я продаю", "Самарские известия") и кто из них бесплатно пишет про спонсоров и про какое их количество - за 1 месяц - Работа с ключевыми информационными спонсорами (необходимо связаться лично, обсудить все условия сотрудничества, при необходимости получить их логотипы для афиш и т.п.) - за 1 месяц - Подготовка списка информационных спонсоров и передача этого списка и набора их логотипов Дизайнеру - Обновить/уточнить список имейлов, куда и когда надо рассылать (тот же xteam берёт только пререлизы, пост- им не интересны) - за 3 недели - Написание пресс-релиза и выкладывание его на обсуждение - за 3 недели - Рассылка откорректированного пресс-релиза по email - за 2 недели - PR в велорассылках/ньюсах - за 1-3 недели - Работа с представителями СМИ на месте проведения - в день проведения - Рассылка пострелизов - после проведения Online PR-manager (1 человек): -------------------------------- - Подготовка списка email-адресов потенциально заинтересованных электронных СМИ - Получение пресс-релиза от Offline PR-manager'a - Рассылка пресс-релизов в электронные СМИ - Взаимодействие с электронными СМИ во время проведения (если они решают выслать корреспондентов) - PR мероприятия в ньюсах / тематических форумах / рассылках Переговорщик со спонсорами (1-2 человека) ---------------------------------------------- - Составление спонсорского предложения - за 1 месяц - Поиск денежных и призовых спонсоров. Предварительные переговоры - за 1 месяц - Передача списка и логотипов спонсоров Дизайнеру (для афиши) - за 3 недели - Организация сбора призов и баннеров со спонсоров - за 1 неделю - Организация возврат баннеров спонсорам - сразу после мероприятия Дизайнер (1 человек) ---------------------------- - Подготовка предварительного варианта дизайна афиш мероприятия (чёрно-белый, цветной) и выкладывание их на обсуждение. Цветных вариантов афиши должно быть два: с логотипами спонсоров и без. Вариант без логотипов будет развешиваться по магазинам (чтобы магазинам не было обидно) - за 1 месяц - Подготовка окончательного дизайна афиш, с учётом замечаний, и передача дизайна Печатнику - за 3 недели - Подготовка дизайна грамот - за 2.5 недели Ответственный за афиши (1-2 человека) -------------------------------------------------- - Поиск наименее затратных способов печати афиш и грамот и развески афиш по улицам - 1 месяц - Отдача в печать афиш для магазинов - за 3 недели - Отдача в печать афиш для улицы - за 2 недели - Организация развески афиш по магазинам - за 2.5 недели - Организация развески афиш по улицам - за 1.5 недели Массовик / затейник (1-2 человека) ---------------------------------------------- - Поиск возможности для озвучивания (поиск мегафона) - за 2 недели - Придумывание и подготовка весёлых конкурсов - Ведение весёлых конкурсов "Счётчик" (1-3 человека) -------------------------------------------------------------------- - Подсчёт и краткое анкетирование всех участников открытия (для статичтики, дальнейших переговоров со спонсорами). Всем уже проанкетированным выдаётся какая-то безделушка/наклейка, которая, с одной стороны их идентифицирует и с другой стороны мотивирует к прохождению анкетирования - Решение вопроса с подготовкой достаточного количества безделушек Команда подготовки поляны (2-3 человека + помошники) ---------------------------------------------------------------------------- - Первоначальная уборка мусора на поляне - Монтаж необходимых конструкций (баннеры, столы и т.п.) на поляне - Уборка поляны (демонтаж всех конструкций и возврат всего реквизита) - непосредственно по окончании мероприятия Костюмер ------------ - Организует отличительную одежду / знаки для организаторов (оранжевые жилеты, банданы и т.п.) - за 1 нед. Ответственный за получение разрешения от администрации города (1 человек) ------------------------------------------------------------ - Подготавливает обращение в городскую администрацию с просьбой разрешить проведение мероприятия - за 2 месяца - Отвозит обращение в канцелярию администрации - за 2 месяца - Получает подписанное разрешение из администрации - за 1 месяц - После получения разрешения, если это требуется, уведомляет администрацию районов о проведении мероприятия Ответственный за получение разрешения от лесников (1 человек) ------------------------------------------------------------ - Подготавливает обращение в лесхоз с просьбой разрешить посейщение лесного массива - за 3 недели - Отвозит обращение в лесхоз - за 2 недели - Оплачивает посейщение лесного массива - за 2 недели - Получает и хранит разрешение Ответственный за взаимодействие с ГИБДД (1 человек) ---------------------------------------- - Подготавливает обращение в ГИБДД с просьбой предоставить сопровозжение - Отвозит обращение в ГИБДД - Продолжает взаимодействовать с ГИБДД вплоть до окончания проведения мероприятия - Подготавливает и отвозит благодарность в ГИБДД после мероприятия Начальник по безопасности колонны (1 человек) --------------------------------------- - Поиск, инструктаж ответственных за безопасность колонны - за 2 недели - Контроль ответственных за безопасность колонны - непосредственно перед началом и во время движения Ответственные за безопасность колонны (5-7 человек) -------------------------------------------------- Направляющий: - задаёт необходимую скорость колонны, которая позволит одинаково комфортно двигаться участникам колонны с разной физической подготовкой; - контролирует скорость на спуске, понижая ее во избежание ?завала?; - приостанавливает колонну после затяжного подъема, дожидаясь замыкающих; - следит за тем, чтобы участники колонны не обгоняли направляющего (как правило, машина сопровождения ориентируется по первому участнику колонны); - предупреждает колонну о приближающихся препятствиях. Замыкающий: - контролирует хвост колонны, следит за тем, чтобы колонна не растягивалась, а отстающие люди не оказывались позади замыкающего (если есть радио-связь, связывается с направляющим и корректирует скорость); - если по какой-либо причине кто-то вынужден остановиться или отстать, нужно выяснить причину и при необходимости остановить колонну или оставить кого-нибудь в помощь (замыкающий ни в коем случае не покидает колонну). Дужурные: - следят за соблюдением необходимого безопасного интервала между велосипедистами (движение по городу, спуски, повороты) - следят, чтобы колонна двигалась в соответствии с заранее оговоренным количеством рядов; - пресекают выезд участников колонны на соседний ряд движения транспорта и встречную полосу; - препятствуют выезду участников колонны с целью дальнейшего обгона. Ведущий (1 человек) ----------------------------------- - объявляет участникам что сейчас происходит и будет происходить (какие сейчас будут мастер-классы, и т. п.) - мотивирует участников к участию в различных мероприятиях (зачем надо лезть на царев курган и т.п.) Ведущие мастер-классов ------------------------------- - проводят мастер-классы по обучению какой-нибудь фишке, например банни-хопу и т.п.